Bedrijfsvoering

* De prognose zoals opgenomen in de originele begroting is naar beneden bijgesteld met een bedrag van € 700.000. De bijstelling heeft plaatsgevonden in de categorie “salariskosten personeel” om aan te sluiten bij de juiste prognose begroting 2021. Dit verschil was veroorzaakt door nagekomen begrotingswijzigingen.
** Aantal inwoners per 1 januari 2020 (prognose): 157.100, per 2021 (prognose): 158.273 (Zaanstad in Cijfers)

Werking van het capaciteitsbudget
Het capaciteitsbudget bestaat uit drie componenten: de salariskosten personeel, de inhuur bij ziekte/vacatures en de inhuur flexibele schil. Dit zijn communicerende vaten, d.w.z. dat salariskosten omgezet kunnen worden naar inhuurbudget en vice versa. Uitgangspunt hierbij is dat het capaciteitsbudget niet overschreden wordt. Het capaciteitsbudget kan wel incidenteel worden opgehoogd, mits de toename van het capaciteitsbudget wordt gedekt door de inzet van materiële budgetten dan wel additionele baten (rijksbijdragen, projectgelden, subsidies en overige baten).

Het beleid is dat een budgethouder (“op basis van geplande bedrijfsvoering en geplande prioriteiten”) zijn capaciteitsbudget over de drie genoemde componenten (salariskosten, inhuur ziekte/ vacature en inhuur flexibele schil) kan verdelen.

Toelichting op afwijkingen capaciteitsbudget
Stijging capaciteitsbudget ten opzichte van de prognose bij primaire begroting (ca. € 6,95 miljoen)
In totaal is het capaciteitsbudget toegenomen met ca. € 6,95 miljoen. Het capaciteitsbudget is een begrotingspost die altijd veel mutaties kent. Omdat ons werk voor een deel onvoorspelbaar is en er gedurende het jaar taken en middelen bijkomen. Door de hele begroting zijn middelen geraamd voor personeel en inhuur. De optelsom van deze vele mutaties komt samen in deze paragraaf en wordt hier integraal toegelicht. De stijging in 2021 valt voor het grootste deel te verklaren door het extra werk dat voortkomt uit corona-activiteiten.

Begrotingswijzigingen capaciteitsbudget
Er is in totaal voor een bedrag van ca. € 5,85 miljoen dekking vanuit o.a. rijksbijdragen, materieel budget* , dekking uit hogere baten (o.a. leges, uitkeringen UWV) en dekking uit projecturen. Hiervan is voor ca. € 2,5 miljoen dekking ontvangen vanuit het Rijk ten behoeve van corona. Deze ‘corona reserve’ is vorig jaar ontvangen maar nu geëffectueerd/ingezet. Daarnaast bedraagt de dekking vanuit materieel budget ca. € 1,4 miljoen, de dekking uit hogere baten (zoals rijksbijdragen, bijdragen van regiogemeenten voor gezamenlijke projecten en baten uit handhaving op betaald parkeren en afvalhandhaving) bedraagt ca. € 1,15 miljoen en de dekking uit projecturen bedraagt ca. € 0,8 miljoen.

*Materiële budgetten zijn budgetten die initieel bedoeld zijn voor het inkopen van goederen en/of diensten (niet zijnde salarissen óf medewerkers externe inhuur).

Voor een deel van de toename van het capaciteitsbudget (ca. € 1,05 miljoen) zijn de lasten opgenomen in de voorjaarsnota. Een gedeelte hiervan zijn autonome begrotingswijzigingen** (ca. € 0,4 miljoen):

1. Financiële gevolgen van minimaal verwachte cao-wijzigingen (o.a. salarisverhoging) o.b.v. de laatste onderhandelingsronde op 19 februari voor een bedrag van € 0,22 miljoen
2. Doorvoeren van functieherwaarderingen voor een bedrag van ca. € 0,18 miljoen
3. Implementatie, handhaving en naleving van de gewijzigde huisvestingsverordening en de daarbij vastgestelde beleidsregels over woningsplitsing en kamerverhuur (budget beschikbaar gesteld bij raadsbesluit op 17 december 2020) voor een bedrag van € 0,28 miljoen

**Autonome begrotingswijzigingen zijn wijzigingen waar de gemeente Zaanstad geen invloed op heeft. Voorbeelden hiervan zijn de begrotingswijzigingen in de algemene uitkering en bijstandsinkomsten, wijzigingen als gevolg van wetswijzigingen en marktontwikkelingen.

Voor de overige toename van het capaciteitsbudget (ca. € 0,37 miljoen) zijn de lasten opgenomen in de voorjaarsnota. Deze lasten hebben te maken met de Omgevingswet en de Wet Kwaliteitsborging Bouw die per 1 januari 2022 in werking treden. Voor een adequate invoering en het kunnen voldoen aan wettelijke termijnen en taken is eenmalig extra capaciteit noodzakelijk (€ 0,28 miljoen). Daarnaast is extra budget (€ 0,15 miljoen) opgenomen voor handhaving op de ingevoerde wet- en regelgeving.

Externe Inhuur

Algemeen
De prognose begroting externe inhuur is omhoog bijgesteld voor een bedrag van ca. € 4,1 miljoen. Deze toename wordt voor een groot deel veroorzaakt door extra benodigde capaciteit voor een bedrag van ca. € 2,6 miljoen i.v.m. huidige corona pandemie. De overige toename van ca. € 1,5 miljoen komt voornamelijk door een grotere noodzaak om in te huren bij (langdurige) ziekte en ligt in lijn met de realisatie van 2020.

Inhuur bij ziekte en vacatures
In de primaire begroting worden de kosten van inhuur bij ziekte en vacatures niet begroot. In de praktijk zien we dat er wordt ingehuurd als dit noodzakelijk blijkt voor de continuïteit van het werk. De kosten hiervan tezamen met de kosten voor inhuur uit hoofde van de flexibele schil vangen wij zo veel mogelijk op binnen het beschikbare capaciteitsbudget. Op grond van de realisatie in 2020 hebben wij de prognose inhuur ziekte en vacatures bijgesteld met € 1,5 miljoen.

Inhuur uit hoofde van flexibele schil
Voorop staat het uitgangspunt dat waar vast werk is, we mensen vast in dienst willen nemen. Tegelijk is het voor een aantal functies strategisch nodig om in te huren. Inhuur uit hoofde van flexibele schil proberen we zo goed mogelijk te begroten. Echter in de praktijk blijkt dit toch lastig door nieuwe projecten, piekbelasting, werkdruk, benodigde expertise of doordat vacatures lastiger te vervullen zijn. Uitgangspunt is dat inhuur zowel voor flexibele schil als voor ziekte en vacatures binnen het financiële kader van het capaciteitsbudget blijft. Extra kosten voor inhuur wordt gedekt door andere materiële budgetten of additionele baten.

De inhuur uit hoofde van flexibele schil wordt hoger geprognotiseerd dan bij de originele begroting. Dat komt doordat een deel van het bedrag dat was geprognotiseerd op inhuur externe expertise is verschoven naar inhuur flexibele schil (€ 1,5 miljoen). Dit komt doordat we steeds kritischer kijken naar de juiste inhuur categorie. De overige toename wordt veroorzaakt door extra inhuur i.v.m. corona (ca. € 2,6 miljoen, waarvan ca. € 2,4 miljoen wordt gedekt uit de coronareserve en ca. € 0,2 miljoen uit hogere baten). Denk hierbij aan (extra) inzet vanwege de uitvoering van de TOZO en TONK, inzet van extra boa’s (handhaving) maar ook extra projecten op het gebied van onderwijs en kinderopvang, jongerenwerk, maatschappelijke opvang en huiselijk geweld.

Inhuur met betrekking tot externe expertise
Soms is het nodig om externe expertise in te huren voor bepaalde projecten. We proberen dit vooraf zo goed mogelijk te begroten. Dit is echter niet altijd mogelijk als gevolg van ontwikkelingen die gedurende het jaar plaatsvinden. Deze categorie inhuur wordt altijd gedekt door andere materiële budgetten of additionele baten (bijv. subsidies of rijksbijdragen).

Een deel van de prognose (€ 1,5 miljoen) is verschoven naar inhuur flexibele schil op grond van de realisatie 2020, huidige realisatie in 2021 en de verwachting.

Kengetallen bezetting

*Aantal inwoners per 1 januari 2020 (prognose): 157.100, per 2021 (prognose): 158.273 (Zaanstad in Cijfers).

Bezetting (aantal daadwerkelijke medewerkers omgerekend naar fte (36 uur) – +22 FTE
De bezetting is om een aantal redenen toegenomen ten opzichte van de jaarrekening 2020. Zo is er inhuur in dienst genomen (ca. 3 fte bij Bestuurs- en Managementondersteuning en ca. 2,5 fte bij Ingenieursbureau). Maar ook is de formatie uitgebreid en ingevuld als gevolg van meer (van hetzelfde) werk (bv. bij Burgerzaken, ca. 5,5 fte) of extra taken/werkzaamheden (bv. bij Straattoezicht, ca. 5,5 fte). Een deel van de extra taken bij Straattoezicht heeft te maken met het handhaven van de coronamaatregelen.

Daarnaast zijn er ook reguliere vacatures vervuld, die eind 2020 en begin 2021 zijn ontstaan door vertrek of pensionering van medewerkers.

Boventalligen
Ten tijde van de voorjaarsnota is er één boventallige die op dit moment intern geplaatst is met een proefplaatsing.

Overige ontwikkelingen op het gebied van personeel

Cao-onderhandelingen
De Cao Gemeenten liep op 1 januari 2021 af. De onderhandelingen over de nieuwe cao zijn op 1 november 2020 gestart. Inmiddels hebben er zes gespreksrondes plaatsgevonden. Onderwerpen waarover gesproken wordt zijn o.a. een loonsverhoging, een eenmalige uitkering, thuiswerken, bovenwettelijk verlof, spaarverlof en afspraken over sociale zekerheid. Na het laatste overleg op 19 februari 2021 hebben de vakbonden het overleg opgeschort.

Pensioenakkoord
Op 12 januari 2021 is het wetsvoorstel ‘Bedrag ineens, RVU en verlofsparen’ aangenomen door de Eerste Kamer. Dit wetsvoorstel is onderdeel van het pensioenakkoord. Drie maatregelen uit dit akkoord zijn in het wetsvoorstel uitgewerkt. Van de drie maatregelen heeft alleen de verruiming van de RVU-mogelijkheden (RVU-vrijstelling) invloed op Zaanstad. De gevolgen daarvan onderzoeken we nog.
De RVU-vrijstelling is een tijdelijke maatregel voor de jaren 2021 tot en met 2025. Deze maatregel houdt in dat de werkgever met een medewerker afspraken kan maken over eerder stoppen met werken zonder dat de regeling aangemerkt wordt als een RVU (regeling vervroegde uittreding). Daardoor blijft RVU-heffing van 52% uit. Wel geldt een maximumbedrag voor de vrijstelling. Daarnaast geldt de regeling voor medewerkers die binnen drie jaar (36 maanden) hun AOW-gerechtigde leeftijd bereiken.

Fiscale uitruil van reiskosten
Eén van onze arbeidsvoorwaarden is de uitruil woon-werkverkeer. Dit wordt ook wel de fiscale uitruil van reiskosten genoemd. Fiscaal uitruilen leidt tot belastingvoordeel voor de medewerker. Op die manier komen we tegemoet aan de reiskosten die medewerkers maken. De hoogte van de uitruil werd eerder o.a. gebaseerd op een vast reispatroon. Sinds het begin van de coronacrisis werken we echter zo veel mogelijk thuis. Het Ministerie van Financiën heeft daarom besloten dat de uitruil woon-werkverkeer alleen nog mogelijk is over daadwerkelijke reisdagen. In 2021 hebben we het daarom mogelijk gemaakt voor medewerkers om werkelijke reisdagen door te geven en op basis hiervan uit te ruilen.

Update tegemoetkoming reiskosten
In 2020 hebben we met de vakbonden in het Lokaal Overleg een voorlopig onderhandelingsresultaat bereikt over een tegemoetkoming in de reiskosten. In de begroting voor 2021 is hiervoor geld vrij gemaakt. De voorgestelde tegemoetkoming betekent een bijdrage in de reiskosten van het openbaar vervoer vanaf 10 kilometer woon-werkreis. Daarnaast blijft de huidige uitruil (deels) van kracht. Door de coronamaatregelen heeft het reizen van en naar werk voor veel collega’s echter een heel ander patroon gekregen. De introductie van deze regeling heeft daarom op zich laten wachten. Voor nu is de tegemoetkoming reiskosten opgeschort om andere financiële knelpunten te dekken. Dit is afhankelijk van het overleg met de bonden. In de aanloop naar de begroting 2022 wordt onderzocht of hiervoor een alternatieve dekking gevonden kan worden.